Sovelia Vault automatiserer dataoverføringen fra Vault til ERP, noe som sparer flere timer per designprosjekt for BGB.

BGB

Finn ut hvordan BGB sparte mange timer med administrasjon og nå leverer sitt ingeniørarbeid raskere og mer pålitelig takket være et smidigere og feilfritt informasjonsflyt.

Utfordring: Eliminere manuell datainntasting for å unngå tidkrevende feil

Barnesykdommer krever grundig diagnostisering
Utfordringer ble tydelige for BGB da det ble innført en selskapsomfattende strategi for å effektivisere arbeidsprosessene. Jakten startet på programvaresystemer som kunne forbedre samarbeidet på tvers av avdelinger, samtidig som de skulle bidra til å fases ut papirbaserte systemer og manuelle prosesser fra selskapets arbeidsflyt.

Som en del av dette forpliktelsen til innovasjon erstattet BGB et aldrende Enterprise Resource Planning‑ (ERP) system med en løsning som ga større effektivitet og mer strømlinjeforming. Når det gjaldt selve ERP‑systemet, var det en suksess. Alt så klart ut for oppstart. Men så ble en bieffekt tydelig – en som hadde negativ påvirkning på arbeidsflyten og det daglige arbeidet. Dette dreide seg helt om inntastingen av data i ERP‑systemet, som oppsto på grunn av kommunikasjonsproblemer mellom BGBs eksisterende Vault og den nye ERP‑programvaren.

Det finnes ingen erstatning for automatisering
Ledelsen i BGB mente at det fantes for mange informasjons‑siloer i organisasjonen, noe som skapte hindringer for en jevn og konsistent flyt av data gjennom virksomheten – selve essensen av automatisering. Det var her det stoppet allerede ved første hinder, knyttet til forbindelsen mellom det nye systemet og BGBs eksisterende Vault.

De to løsningene klarte rett og slett ikke å kommunisere med hverandre. Resultatet ble en tilbakevending til manuell inntasting, noe som ikke hadde vært et problem med det tidligere ERP‑systemet.

BGB har arbeidet med Symetri i nesten 15 år. Symetri hadde tidligere hjulpet BGB med å integrere systemene mellom selskapets lokasjoner i Storbritannia og USA. Prosjektet involverte en omfattende datamigrering for å samle all data i ett felles Vault, noe som støttet samarbeidet mellom teamene i BGBs transatlantiske ingeniørprosjekter ved å gjøre det mulig for teamene i USA og Storbritannia å arbeide sammen som ett samlet team.

Sikre at to systemer fungerer som ett
Frem til i dag ba BGB Symetri om å anbefale hvordan dataflyten fra Vault til ERP kunne bringes i tråd med standardiseringen og konsistensen som preger resten av selskapets systemer og prosesser.

For å beskrive utfordringen, sier Stephen Wright fra BGBs design- og ingeniørteam:

"Inntasting fra regneark skapte frustrasjon og sløste med tid. Vi trengte en måte å integrere systemene våre tettere på, spesielt når det gjelder hvordan vi oppretter deler til stykklisten (BOM). Frustrasjonen i teamet ble forsterket av bekymringene vi fikk fra kunder om forsinkede leveringstider."

Med BGBs tidligere ERP-system var dette ikke et problem. På bare fem klikk kunne all relevant BOM‑informasjon legges inn, slik at designeren trygt kunne gå videre uten å måtte gå tilbake og dobbeltsjekke.

Problemet lå ikke i selve systemet, men i hvordan det var konfigurert – brukeropplevelsen og de manglende promptene som trengtes for å sikre konsistens mellom brukere. Det handlet i bunn og grunn om å sørge for at BGBs Vault og ERP var justert og snakket samme språk.

Løsning: Å sette ‘flyt’ i arbeidsflyten

Ikke ta noe for gitt | Design Process Review
For å forstå hele omfanget av utfordringene BGB stod overfor, og for å finne den beste veien videre, anbefalte Symetri en Design Process Review (DPR). Målet med DPR var å avdekke nåværende og potensielle hindringer i prosesser og datautveksling."

Symetri‑teamet analyserte eksisterende data og intervjuet sentrale designere for å identifisere ønskede resultater. Ved å gjennomgå alt fra opprettelse av filer, filtyper og egenskaper gjennom prosjektets livssyklus, ble prosessene skrellet ned til sine grunnprinsipper, og det ble levert trinnvise anbefalinger for å tilpasse programlogikken og maksimere automatiseringen.

”Da vi innførte et nytt ERP‑system, forventet vi ikke at det skulle føre med seg nye problemer, men det var akkurat det som skjedde. Vi jobbet rundt det i seks måneder, men hvert eneste steg med inntasting av data i ERP‑systemet ble et smertepunkt. Så introduserte Symetri oss for Sovelia Vault. Nesten umiddelbart løste den anbefalte løsningen problemene i kjernen av våre bakgrunnssystemer. Nå flyter arbeidsflytene — til alles tilfredshet.”

Resultat: To til tre timer med datainntasting redusert til noen få museklikk

Støtte designere | Akselerere leveringstider | Øke kundetilfredshet
Den detaljerte ‘diagnosen’ av eksisterende konfigurasjoner i Autodesk Vault, sammenlignet med de i ERP‑systemet, førte til Symetris anbefaling om å ta i bruk Sovelia Vault. Denne proprietære programvaren, utviklet av Symetri, gjorde det mulig for BGB å innføre en ‘one‑platform’-tilnærming til håndtering av data. Løsningen fjerner behovet for manuelle Excel‑regneark — en praksis som BGB hadde oppdaget la til i gjennomsnitt 2–3 timer på hvert designprosjekt.

I hvert trinn holder Sovelia Vault brukerne på rett spor ved å veilede dem gjennom prosessen med obligatoriske felt. Hver interaksjon driver nå prosjektet fremover, i stedet for – som tidligere – å tvinge brukerne til å gå tilbake og gjøre om. Tidligere måtte designere ofte støtte seg på analoge notater og legge inn informasjon ujevnt, noe som skapte de opprinnelige problemene. Med Sovelia Vault forsvinner denne inkonsekvensen.

Konsistens er nå en selvfølge. Tilliten til både data og system er etablert i hele organisasjonen. Det er ikke lenger mulig å gjøre feil – manuelle feil er nå helt eliminert.

"Sovelia har transformert den viktigste grunnleggende delen av våre designprosesser. Noen få museklikk, og dataene er inne – prosjektet går videre," sier Stephen. "Det gir designteamet tilbake tiden de tidligere måtte bruke på det som i praksis var en støtteoppgave – en viktig en, men ikke en som driver innovasjon. Nå kan designerne fokusere på nettopp det."